利用数字文档技术、信息技术、中间件技术及计算机网络技术等，实现了红头文件的制作、加密、分发、接收、阅读、打印、归档等功能，以现代的公文电子传输模式取代了传统的邮路传递模式。它在不改变现有工作流程的情况下，使发送红头文件像发送普通电子邮件一样快捷，同时能保留红头，符合现行所有公文管理制度，保证文件的有效性、规范性、严肃性，安全程度有质的提高，适合中国国情。它既与现行有纸办公方式兼容，又是通向未来无纸办公的桥梁。